就活のメールの返し方｜面接の日程・日程の相談・お礼・辞退・欠席の例文

株式会社◯◯
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯ ◯◯です。

一次面接の日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた日程のうち、下記の日時を希望いたします。

◯月◯日（◯）◯時〜

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：◯◯@◯◯

件名は「Re:」をつけたまま返します。選んだ日時は、届いたメールの書き方をそのまま写すと、行き違いが起きにくくなります。

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株式会社◯◯
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯ ◯◯です。

面接の日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程はいずれも、所属している◯◯部の公式戦と重なっており、都合がつかない状況です。

勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日時でご調整いただくことは可能でしょうか。

・◯月◯日（◯）◯時以降
・◯月◯日（◯）終日
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時

上記の日程でご都合がつかない場合は、あらためて候補日をお送りいたします。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：◯◯@◯◯

理由は短く1つで十分です。授業なら「必修の授業と重なっており」のように書きます。候補は、行ける日時をいくつか（3つほど）出すと、やりとりが1回で済みやすくなります。

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株式会社◯◯
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯ ◯◯です。

本日は、面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
◯◯様から伺った◯◯のお話を通じて、貴社で働く自分の姿をより具体的に思い描くことができました。

お礼をお伝えしたく、ご連絡いたしました。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：◯◯@◯◯

お礼のメールは、送るかどうかを自分で決めてかまいません。送るなら、その日のうちに短く。面接で印象に残った話を1つだけ入れると、決まり文句だけのメールになりません。

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株式会社◯◯
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯ ◯◯です。

◯月◯日（◯）に二次面接のお時間をいただいておりましたが、誠に勝手ながら、検討の結果、今回の選考を辞退させていただきたく存じます。

お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：◯◯@◯◯

辞退の理由は、詳しく書かなくても伝わります。面接の前日や当日なら、まず電話で伝えて、メールでも送っておくと安心です。

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株式会社◯◯
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯ ◯◯です。

◯月◯日（◯）◯時からの会社説明会に申し込んでおりましたが、◯◯のため、参加できなくなりました。
直前のご連絡となり、申し訳ございません。

別日程での開催がございましたら、ご案内いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：◯◯@◯◯

前日や当日の欠席は、メールだけだと始まるまでに読まれないことがあります。案内に電話番号が書いてあれば、まず電話で伝えて、メールでも送っておくと安心です。予約のサイトから申し込んだときは、まずそのサイトで取り消しの手続きをします。直前でなければ「直前のご連絡となり」の文を、別の日程を希望しないときは「別日程での」の文を消します。インターンシップのときは「会社説明会」を「インターンシップ」に置き換えます。

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