退職を伝える順番と引き継ぎ｜いつ・誰に・どう切り出すか（例文つき）

伝える前に、確かめること

切り出す前に、次のことを確かめておくと、上司と退職日を相談するときに話が進めやすくなります。

• 就業規則の「退職」の決まり何日前までに、誰に、どんな書面で申し出るか。
• 契約期間があるかどうか雇用契約書や労働条件通知書で確かめます。
• 有給休暇の残り何日残っているか。入社して間もない人は、まだ付いていないこともあります。
• 転職先の入社日退職日を考えるときの基準になります。

法律では、どう決まっている？

民法第627条には、期間の定めのない雇用（契約期間が決まっていない雇用）は、解約の申入れ（ここでは、辞めると申し出ること）の日から2週間を経過することによって終了する、と書かれています。

厚生労働省のサイト「確かめよう労働条件」も、期間の定めのない労働契約では、原則として2週間前までに申し入れることと定められている、と説明しています。あわせて、就業規則などで退職の手続きを確かめ、ルールを守った手続きをとることが、トラブルを防ぐために重要だ、とも書かれています。

この「2週間」は、契約期間が決まっていない場合の決まりです。契約期間が決まっている人（有期契約）については、同じページで、期間の途中で辞めるには「やむを得ない事由」が必要（民法第628条）と説明されています。やむを得ない事由がなく辞めて会社に思わぬ損害を与えた場合は、損害賠償の責任が生じるなどのリスクがある、とも書かれています。契約期間が1年を超える場合などの決まりも、同じページで紹介されています。

就業規則の日数と法律の関係や、契約期間がある場合の扱いなど、自分の場合に迷うときは、伝える前に、最後に紹介する公的な窓口で相談できます。

有給休暇の残り

同じサイトには、6か月以上続けて勤務し、その期間の全労働日の8割以上出勤した人は、10日の有給休暇が取れる、と書かれています。また、退職した場合、退職日をもって年次有給休暇の権利は消える、とも書かれています。

伝える順番

最初は、直属の上司に伝えると、退職日や引き継ぎの相談が進めやすくなります。同僚や、さらに上の人には、上司と相談したあとで伝えます。

切り出し方の例文

◯◯のところを、自分の内容に置き換えて使ってください。

1. 口頭で、時間をもらう

◯◯さん、いまよろしいでしょうか。
ご相談したいことがありまして、どこかでお時間をいただけないでしょうか。
できれば、会議室など、ほかの方がいない所でお話しできるとありがたいです。

2. 上司に、退職を伝える

お時間をいただき、ありがとうございます。
突然のお話で申し訳ありません。
一身上の都合により、◯月◯日付で退職したいと考えております。

入社してから、◯◯さんには◯◯をはじめ、たくさんのことを教えていただきました。
引き継ぎは、◯◯さんのご指示をいただきながら、最後まで進めます。

退職日と、引き継ぎの進め方について、ご相談させてください。

3. 顔を合わせにくいときは、メールで

件名：お時間をいただきたいご相談（◯◯）

◯◯部長

お疲れさまです。◯◯課の◯◯です。

今後のことで、直接お話ししたいことがございます。
◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）のあいだで、◯分ほどお時間をいただけないでしょうか。
対面でもオンラインでも、ご都合に合わせます。ご都合のよい日時を教えていただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

◯◯課 ◯◯ ◯◯

引き留められたとき

退職を伝えると、引き留められることもあります。続けるか辞めるかは、自分で決めることです。決めているなら、感謝を伝えたうえで、考えた末の結論だと落ち着いて伝えます。迷いが出たときは、「一度持ち帰って考えます」と伝える方法もあります。

「確かめよう労働条件」の年次有給休暇のページには、引き継ぎなどのために会社から退職日を遅らせる打診がされることがあるが、それに応じるかどうかは労働者に委ねられている、と書かれています。

引き継ぎで、やること

上司と、誰に何を渡すかを決めてから始めると、進めやすくなります。

• 担当している仕事を、一覧にする仕事の名前、頻度（毎日・毎週・毎月）、締め切り、関わる人を書き出します。
• 手順とファイルの置き場所を、資料にまとめるいつも頭の中でやっていることほど、文字にしておきます。退職日が決まったら、少しずつ書き足していきます。
• 進行中の仕事の状態を書くどこまで終わり、次に何をするか。
• 後任の人と、いっしょにやってみる一度いっしょに進めると、抜けに気づきやすくなります。
• 返す物・受け取る物を確かめる社員証、パソコン、鍵など、会社から借りている物。退職後に受け取る書類も、担当部署に確かめておきます。

やらないほうがいいこと

• 上司より先に、同僚に話す人づてに伝わると、上司との相談が進めにくくなります。
• メールやチャットだけで、退職を伝える退職そのものは、時間をもらって直接伝えます。
• 会社の資料やデータを持ち出す引き継ぎの資料は会社に残す物です。私物と会社の物を分けて片づけます。
• 転職先の条件が書面で決まる前に伝える入社日や条件が変わったときに、退職日を決め直しにくくなります。

困ったときの相談先

退職の話が進まないときは、「総合労働相談コーナー」に相談できます。厚生労働省のページによると、各都道府県労働局や労働基準監督署の中などにあり、専門の相談員が面談か電話で対応します。無料で、予約は要りません。各地のコーナーの場所と電話番号は、同じページに都道府県ごとに載っています。